具体的な業務内容
【代表を支える秘書・事務】代表のスケジュール管理から取材・講演対応まで一手に担うポジションです
具体的な仕事内容
代表・佐藤卓氏の業務を多角的に支える「代表秘書」を募集します!
単なるルーティンワークではなく、考えながら進める柔軟性と、自主性を活かして幅広く活躍できるポジションです。
━━━━━━━━━━━
◎お任せする主な業務
━━━━━━━━━━━
■スケジュール管理・調整業務
・代表のスケジュール調整、各種社内外のアポイント調整
・週次で代表・デザイナーへスケジュール展開
■講演・取材対応
・講演依頼に関する各種調整、資料準備(社内デザイナーとの連携など)
・取材の来客対応、原稿チェック
■出張や会食の準備
・出張手配(交通・宿泊等)
・展覧会等のご招待リストの管理、DM発送依頼等
■社内外調整、その他事務業務
・名簿・書類作成、社内デザイナーとの調整や総務的業務
・メール・電話・来客対応 など
━━━━━━━━
◎入社後の流れ
━━━━━━━━
入社後は、現在の秘書業務を担当しているスタッフとマンツーマンでの引継ぎからスタート。
基本的な業務内容や進め方は、社内に整備されたマニュアルに沿って学べるため、「秘書は初めて」という方も安心して業務を覚えられます。
引継ぎ期間中は、代表や社内デザイナーとの関わり方、メールやスケジュール調整のコツなど、実践的なスキルを身に着けていくことが可能です。
━━━━━━━━━━
◎1日の流れ(一例)
━━━━━━━━━━
▼09:30 スケジュールの確認・調整
▼10:00 メール・電話対応
▼11:00 資料作成・確認依頼
▼12:00 ランチ休憩
▼13:00 出張手配・チケット準備
▼14:00 来客対応・アポイント調整
▼15:00 スケジュール再確認と整理
▼16:00 代表の外出準備・手土産などの手配
▼17:00 代表との日次確認
▼18:30 退勤!
チーム/組織構成
━━━━━━━━━━━━
◎チームメンバーについて
━━━━━━━━━━━━
事務チームは、庶務1名、経理1名、マネージャー1名の構成。
現在、代表秘書を務めるのは、20代の女性スタッフ。穏やかで話しかけやすい雰囲気の方なので、初めての方でも安心して引継ぎいただけます。
★女性管理職も活躍中
チーム/組織構成
━━━━━━━━━━━━
◎チームメンバーについて
━━━━━━━━━━━━
事務チームは、庶務1名、経理1名、マネージャー1名の構成。
現在、代表秘書を務めるのは、20代の女性スタッフ。穏やかで話しかけやすい雰囲気の方なので、初めての方でも安心して引継ぎいただけます。
★女性管理職も活躍中