顧客への提案活動において「導入効果」を具体的に示すことは重要です。「業務効率が上がる」「コストが下がる」といった定性的な説明だけでは、なかなか決裁が通りません。

今回は、提案書作成や商談の場面で活用できる、主要な数値化手法について解説します。計算方法から提案資料での表現例まで、主要な4つのパターンに沿って実践的に説明していきます。

1.業務時間の削減効果

提案活動において、効果を数値で示すことは、単なる説得材料以上の意味があります。具体的な数字があることで、予算の確保がしやすくなり、また導入後の効果測定の基準にもなります。

最も分かりやすい効果指標の1つが、「業務時間の削減効果」です。現状の作業時間を把握し、自動化による削減効果を具体的に示します。

計算の基本

(1)「月間所要時間」を把握します。例えば以下の通りです。

• 申請処理：5分/件×200件/月×2名＝2,000分（約33時間）
• データ入力：3分/件×400件/月×1名＝1,200分（約20時間）

(2)「自動化削減率」を算出します。例えば以下の通りです。

• 完全自動化可能な作業：100%削減
• 一部手動確認が必要な作業：80%削減
• 例外処理が発生する作業：60%削減

(3)「年間削減時間」を計算します。例えば以下のとおりです。

• 月間削減時間33時間×12ヶ月＝396時間/年
• 月間削減時間20時間×12ヶ月＝240時間/年

(4)「人件費換算」を行います。例えば以下のとおりです。

• 正社員の場合：年間人件費÷年間労働時間（例：600万円÷2,000時間＝3,000円/時間）
• パート・アルバイトの場合：時給単価をそのまま使用（例：1,200円/時間）
• 外注の場合：委託単価（例：3,500円/時間）を使用

提案書での表現例

• 「申請処理作業」：月40時間→4時間（90%削減）を実現します。
• 「データ入力作業」：月30時間→0時間（100%自動化）が可能です。
• ⇒「年間削減時間」：792時間の削減。
• ⇒「人件費換算効果」：198万円のコストダウンが見込めます。
  • 社内人件費単価2,500円/時間で計算（年間人件費500万円÷2,000時間）
  • 792時間×2,500円＝1,980,000円

商談での説明ポイント

(1)「現状の作業時間」をヒアリングで確認します。例えば以下のとおりです。

• 「この申請処理には、1件あたり平均何分くらいかかっていますか」
• 「月間の処理件数は、おおよそどのくらいでしょうか」
• 「何名の方が、この業務に関わっていらっしゃいますか」

(2)「削減効果」は大げさに見積もらないことが重要です。実際の効果と大きくかけ離れれば信用を失うことになります。例えば以下のとおりです。

• 自動化率は90%ではなく、現実的に80%程度で試算する。
• 習熟期間を考慮して、効果は半年後から発現すると想定する。

(3)「既存顧客の事例データ」があれば具体的な数値として提示します。例えば以下のとおりです。

• 「A社様の場合、導入3ヶ月後に処理時間が75%削減されました」
• 「B社様では、年間で約150万円の工数削減効果が出ています」

2.TCO削減効果

「TCO（TotalCostofOwnership）」は、システム導入時のコスト削減を総合的に示す指標です。「初期費用」「運用費用」「保守費用」など、想定されるすべてのコストを3年単位で比較します。

計算の基本

(1)「現状のコスト」（既存システム、人件費、外注費など）を棚卸しします。例えば以下のとおりです。

• 既存システム保守費：月額8万円×12ヶ月＝96万円/年
• 運用担当者人件費：2名×480万円＝960万円/年
• 外注費：月額5万円×12ヶ月＝60万円/年

(2)「提案システムのコスト」（利用料、運用費、移行費など）を算出します。例えば以下のとおりです。

• システム利用料：月額9万円×12ヶ月＝108万円/年
• 運用担当者人件費：1名×480万円＝480万円/年
• 初期導入費用：100万円（1年目のみ）

(3)「3年分の総額」で比較を行います。例えば以下のとおりです。

• 現状：1,116万円/年×3年＝3,348万円
• 提案後：588万円/年×3年＋100万円＝1,864万円

提案書での表現例

• 「現状コスト」：2,880万円（既存システム保守960万円＋運用人件費1,920万円）です。
• 「提案後コスト」：1,620万円（システム利用料1,080万円＋運用人件費540万円）まで削減できます。
• ⇒3年間で1,260万円のコストダウンが実現可能です。

商談での説明ポイント

(1)「隠れコスト」も含めた総合的な比較を行います。例えば以下のとおりです。

• 運用担当者の人件費（月間作業時間×単価）
• システム保守の外注費（年間契約金額）
• トラブル対応にかかる残業代（月平均金額）

(2)「初期費用」は総額に含めて比較します。例えば以下のとおりです。

• システム導入費用（ライセンス料、カスタマイズ費用）
• 環境構築費用（サーバー、ネットワーク設定）
• 初期データ移行費用

(3)「削減根拠」は具体的に説明します。例えば以下のとおりです。

• 自動化による作業時間の削減（作業別の削減時間）
• システム統合による保守費用の削減（現行費用と比較）
• 業務効率化による残業代の削減（現状の残業時間×単価）

3.生産性向上効果

「処理件数」や「対応件数」の向上を具体的に示す指標です。特に「人手不足の解消」や「業務品質の向上」を訴求する際に有効です。

計算の基本

(1)「現状の処理件数」（時間あたり、人あたり）を把握します。例えば以下のとおりです。

• 申請処理：12件/時間×7時間×20日＝1,680件/月
• 問い合わせ対応：6件/時間×7時間×20日＝840件/月
• 入力作業：30件/時間×5時間×20日＝3,000件/月

(2)「自動化・効率化による向上率」を算出します。例えば以下のとおりです。

• 定型的な処理の自動化：処理速度2.5倍
• 入力補助機能による効率化：処理速度1.8倍
• AIによる仕分け自動化：処理速度3倍

(3)「残業削減」や「品質向上効果」も含めて試算します。例えば以下のとおりです。

• 残業時間：月平均20時間→5時間（75%削減）
• 入力ミス：月間30件→3件（90%削減）
• 処理漏れ：月間10件→1件未満（90%削減）

提案書での表現例

• 「対応件数」：20件/時間→50件/時間に向上します。
• 「残業時間」：月平均20時間→5時間まで削減できます。
• 「入力ミス」：月間30件→ほぼゼロまで改善します。
• ⇒1人あたりの生産性が2.5倍に向上します。

商談での説明ポイント

(1)「現場の実感値」に基づいた設定を行います。例えば以下のとおりです。

• 「現在の処理スピードはどのくらいですか」
• 「入力ミスは月にどのくらい発生していますか」
• 「残業は主にどのような作業で発生していますか」

(2)「品質面の向上効果」も含めて説明します。例えば以下のとおりです。

• データ入力のミス防止機能による効果
• チェック作業の自動化による効果
• リアルタイム集計による報告作業の効率化

(3)「働き方改善効果」をアピールします。例えば以下のとおりです。

• 残業時間の削減効果、休暇取得率の向上、業務の属人化解消

4.ROI（投資対効果）

「ROI」は投資効果を総合的に示す指標です。特に決裁者向けの説明で重要になります。

計算の基本

(1)「投資額」（初期費用＋ランニングコスト）を算出します。例えば以下のとおりです。

• 初期費用：システム導入費、環境構築費、初期データ移行費
• ランニングコスト：月額利用料、保守費用、運用担当者の人件費

(2)「効果金額」（削減効果＋増収効果）を算出します。例えば以下のとおりです。

• 削減効果：人件費削減、外注費削減、システム保守費削減
• 増収効果：処理能力向上による売上増、機会損失の防止

(3)「投資回収期間」と「ROI」を計算します。例えば以下のとおりです。

• 投資回収期間＝投資額÷年間効果金額×12ヶ月
• ROI＝（累計効果金額－投資額）÷投資額×100%

提案書での表現例

• 「初期投資」：200万円からスタートできます。
• 「年間コスト」：360万円で運用できます。
• 「年間効果」：720万円（工数削減240万円＋売上増480万円）の効果が見込めます。
• ⇒投資回収期間は8ヶ月です。
• ⇒3年間ROIは200%の投資効果を実現します。

商談での説明ポイント

(1)「効果測定可能な項目」のみで算出します。例えば以下のとおりです。

• 工数削減効果（時間×単価）
• システム運用費削減（保守費用の差額）
• 増収効果（取引拡大、機会損失削減）

(2)「投資回収期間」を重視して説明します。例えば以下のとおりです。

• 月次での効果積み上げを図示
• 初期投資の回収時期を明確に提示
• 運用コストも含めた実質回収期間を説明

(3)「決裁基準」に合わせた表現を工夫します。例えば以下のとおりです。

• 投資判断基準（ROI n%以上等）との比較
• 同種の投資案件との比較
• 複数の投資パターンの提示

顧客提案を成功させるために

提案活動のための数値化をうまく行うポイントは3つあります。1つ目は、「顧客の課題」に合った指標選びです。人手不足が課題なら「生産性向上」を、コスト削減が課題なら「TCO」を中心に据えます。

2つ目は、「現場の実態」に基づく算出です。机上の計算ではなく、実際の業務に即した数値を示すことで説得力が増します。3つ目は、効果測定を見据えた設定です。導入後に効果を検証できる指標を選ぶことで、提案の信頼性が高まります。

これらを意識しながら、提案内容に応じて適切な数値化手法を選択し、より説得力のある提案を目指してください。