意外と忘れがち。目上の人や上司へのメールの書き方

2018-06-26
特選転職コラム

ビジネスメールに慣れていないと、目上の人や上司宛にメールを打つ際に悩んでしまうことがあります。基本的なマナーをおさえておきましょう。

目次: 社内メールであってもマナーは大切; 上司とのメールで気をつけること; ありがちな間違い例

社内メールであってもマナーは大切

社内メールの基本的なマナーとは？

社外のクライアントや取引先宛のメールはもちろん、社内のメールであってもマナーは大切です。
まずは友人に送るメールとは違うということをしっかり認識しましょう。社内の雰囲気によっては雑談を交えた内容やくだけた文面が許されることもありますが、慣れないうちは丁寧なコミュニケーションを心がけたほうが無難です。

上司とのメールで気をつけること

上司とのメールのやり取りで注意すべきポイントをご紹介しましょう。

・迅速に返信する
まずは、気づいたタイミングでできるだけ早く返信することを心がけましょう。確認事項や作業が必要な場合でも、まずはメールを受け取ったという意思表示をすることが大切です。

・件名だけで要件がわかるようにする
上司は毎日数多くのメールを受信しているはずです。件名だけ見て優先順位を決めて対応していることも多いでしょう。「お疲れ様です」「〇〇課の〇〇です」といった件名は、一見して内容がわからないため相手にストレスを与えてしまいます。

・宛名を記載し、名前を名乗る
本文にはいきなり内容を書き始めず、宛名を記載しましょう。役職の後に「名前＋様」を書くのが一般的です。社内メールの場合は会社名を入れる必要はありません。
また、「お疲れ様です。」「お忙しいところ失礼いたします。」といった冒頭の言葉のあとに、必ず自分の所属や名前も書きましょう。メールの最後に署名があっても、名乗るのがマナーです。ただし、何度もやり取りが続く場合は、必要に応じて省略して構いません。また、同じチーム内で確実に名前を認識されているような場合であれば、所属は省略していいでしょう。

・誤字脱字、ミスに気をつける
当たり前のことですが、誤字脱字がないように気を配りましょう。ミスが多いメールは、注意力がない印象を受けます。特に相手の名前や日付、金額等の数値にミスがあると大変です。必ず読み直して、確認しましょう。もし送信後にミスに気づいたら、迅速に謝罪することも大切です。近くにいるなら、まずは口頭で謝罪し、メールを送り直すのもいいでしょう。

・だらだらと長文を書かない
「長いメール＝丁寧なメール」ではありません。相手はとても忙しいのだという前提を理解し、用件を簡潔に述べるようにしましょう。

ありがちな間違い例

メールでよくありがちなNG表現も知っておきましょう。

・「すみません」「ごめんなさい」
くだけた表現なので、一般的にNGです。謝罪する場合は「申し訳ありません」を使いましょう。

・「ご苦労様です」
「ご苦労様です」という言葉は、目上の人が目下の人にかけるねぎらいの言葉だとされています。そのため、部下から上司に送るのはNGです。「お疲れ様です（お疲れ様でございます）」を使いましょう。なお、社外に送るメールでは「お疲れ様です」も失礼になるのでご注意ください。

・「了解しました」
丁寧な印象があって使ってしまいがちですが、「了解しました」も目上の人から目下、もしくは同僚に使う表現です。「了承しました」も同様にNG。
内容を理解した場合は「承知しました（承知いたしました）」、用件を承った場合は「かしこまりました」等の表現を使いましょう。

・「取り急ぎ〇〇まで」
「取り急ぎご報告まで」は、急いでいる場合には使うことがありますが、丁寧ではありません。用件を伝える場合は「まずは用件のみにて失礼いたします」などと言い換えます。
また、「取り急ぎお礼まで」という表現はあまり使わないほうがいいでしょう。きちんとそのメールでお礼を述べるか、「まずは御礼申し上げます」と書いてその後口頭などで改めてお礼を言うようにしましょう。

基本的なマナーをご紹介しましたが、マナーを気にしすぎて返信に時間がかかったり、文例をコピペして型にはまったような表現しか使わなかったりするのも考えものです。特に、お礼を述べる際などは素直な気持ちを表現したほうが喜ばれることもあるでしょう。丁寧に気持ちを伝えようという思いさえ伝われば、ビジネス経験の少ない部下のメールに多少の間違いがあっても不快に思う人は少ないものです。まずは迅速・丁寧な対応を心がけましょう。

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