社会人経験のない就活生にとって、企業に対して「問い合わせメール」をどう送るべきかは難問です。悪い送り方をすると採用担当者に悪い印象を与えてしまいますが、工夫ひとつで好印象を与えられるかもしれません。

 

今回は、採用担当者に不快感を与えない、あるいは好印象を与える「問い合わせメール」の送り方について詳しく解説します。この情報を活かして、スムーズに就職活動を進める手助けができれば幸いです。

メール問い合わせのマナー

メールを通じて企業に問い合わせを行う際には、いくつかの大事なマナーを守ることが求められます。

1.適切な送信時間を選ぶ

まず、メールを送信する時間帯に配慮することが大切です。一般的には、業務時間内に送信するのが基本で、できれば午前中や午後の早い時間帯に送ると、担当者が余裕を持って対応できる可能性が高まります。

 

深夜に送ると、担当者に通知が行ってしまい迷惑をかけます。不快感を与える問い合わせの代表例といえるでしょう。メールの予約通知機能などを使って、翌朝に送るよう設定するのもマナーのひとつです。

2.公式の問い合わせルートを利用する

企業の公式ウェブサイトや採用サイトに専用の問い合わせフォームが用意されている場合は、必ずそちらを利用しましょう。

 

なお、コーポレートサイトの問い合わせフォームから送信すると、会社の総務部門が受信し、そこから担当部署に転送されることになります。採用専用のサイトがある場合、そこから問い合わせできるようになっていることが多いので、担当部署に直接送りましょう。

3.適切なメールアドレスを選ぶ

使用するメールアドレスにも注意が必要です。学生時代に使っていたカジュアルなものではなく、フルネームを含んだ仕事用アドレスを作っておくことをお勧めします。署名には自分の名前、大学名、学部・学科、そして連絡先（電話番号やメールアドレス）を記載し、どのメールにも一貫性を持たせると良いでしょう。

4.誤送信がないかチェックする

最後に、誤送信を防ぐために、メールを送信する前には必ず内容を確認しましょう。特に、宛名や企業名に誤りがないかを入念にチェックします。誤送信防止機能があれば必ず設定しておくべきです。万一誤送信してしまった場合には、慌てず冷静に、かつできるだけ迅速にお詫びのメールを送りましょう。

問い合わせ文、8つのチェックポイント

問い合わせメールの文面を作成する際には、いくつかの重要な要素を押さえておく必要があります。以下に、特に注意すべき8つのポイントを解説します。

1.内容が分かる件名をつける

採用担当者は日々多くのメールを処理しているため、件名から内容が一目で分かるようにしましょう。問い合わせメールの件名は、簡潔かつ具体的である必要があります。たとえば「〇〇株式会社への質問（新卒採用について）」といった表現が適しています。

2.正しい宛名をつける

担当者の名前がわかっている場合は、必ずその名前を正しく記載しましょう。「採用担当者様」といった表現でも問題ありませんが、できるだけ具体的な名前を使うと、より丁寧な印象を与えます。

3.自己紹介をしっかりと行う

自分が誰であるかを明確に伝えるため、大学名、学部、学年、名前を簡潔に述べます。「〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇と申します」といった表現で、自分を明確に紹介しましょう。

4.質問の背景を説明する

なぜその質問をするのかを簡潔に述べることで、担当者が質問の意図を理解しやすくなります。「貴社の〇〇に興味を持ち、より深く理解するために以下の点についてお伺いしたいと考えています」といった背景説明を加えると、丁寧さが伝わります。

5.質問内容を具体的にする

質問は簡潔でありながらも、具体的である必要があります。あまりに漠然とした質問は避け、1回のメールで1～2つ程度の質問に絞ることが望ましいです。「貴社の〇〇プロジェクトにおける新入社員の役割について教えていただけますか？」といった質問が好ましいです。

6.丁寧な言葉遣いを心がける

ビジネスメールにふさわしい丁寧な言葉遣いを使用し、敬語や丁寧語を適切に使うことで、礼儀正しさをアピールします。

7.返信を促す言葉を添える

質問の後には、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです」といった返信を促す一文を添えると、相手に対する配慮が伝わります。

8.署名をきちんとつける

メールの最後には、再度自分の名前や連絡先を記載し、丁寧に締めくくります。

問い合わせメールの例文

ここでは、具体的な問い合わせのシチュエーションに応じた例文をいくつか紹介します。

一般的な質問の場合

まず、一般的な問い合わせの場合の例文です。

件名：〇〇株式会社への質問（新卒採用について）

 

本文：

 

〇〇株式会社 採用担当者様

 

はじめまして。〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇と申します。
貴社の新卒採用に関する質問があり、メールを差し上げました。

 

現在、貴社の〇〇に興味を持ち、より深く理解するために、
新入社員の〇〇プロジェクトにおける役割について教えていただきたく存じます。

 

お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

〇〇大学〇〇学部〇〇
〇〇〇〇
電話番号：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxx@xxxx.com

インターンシップに関する質問の場合

もうひとつ、インターンシップに関する質問の場合の例文です。

件名：〇〇株式会社のインターンシップについて

 

本文：

 

〇〇株式会社 採用担当者様

 

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇と申します。
貴社が提供されているインターンシップに興味を持ち、いくつか質問がありメールを差し上げました。

 

具体的には、インターンシップのプログラム内容や期間、参加条件について詳しく教えていただけますでしょうか。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただければ幸いです。

 

どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

〇〇大学〇〇学部〇〇
〇〇〇〇
電話番号：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxx@xxxx.com

返信のお礼は迅速かつ丁寧に

企業からの返信を受け取った後には、迅速かつ丁寧なお礼のメールを送ることが大切です。返信を遅らせると、関心が低いと受け取られる可能性がありますので、できるだけ早く対応しましょう。

 

まず返信をもらったことへの感謝を、その後に具体的な内容に触れることで、担当者に対する誠意を伝えます。「お忙しい中、ご丁寧にご回答いただき、誠にありがとうございます」といった一文で始め、その後に返信内容を反映させた次のステップを簡潔に述べると良いでしょう。

 

また、追加の質問がある場合も、まずはお礼をしっかり伝え、その後に添える形で再度質問を行う必要があります。この際も丁寧さを忘れずに心がけましょう。