退職を決意したら、まずは円満に退職できるよう、適切な手順で「退職意思」を伝えることが重要です。事前に「次に何を行うべきか」をシミュレーションしながら、上司や会社と丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

今回は、退職の伝え方を「誰に」「いつ」「どのように」伝えるべきかを中心に解説します。円満退社が、将来の自分の身を助けることになるかもしれません。

誰に伝えるか

退職の意思は、組織内で適切な順序を守って伝えることが重要です。

1.直属の上司

退職意思を最初に伝える相手は、直属の上司です。いきなり人事部門や同僚に話すことは、上司の立場を考慮すると適切ではありません。ただし上司が不在の場合は、先に人事部門へ相談することも考えられます。

2.人事部門

上司への報告後、退職の手続きや引き継ぎを円滑に進めるために、人事部門にも正式に退職意思を伝えましょう。

3.同僚や部下

同僚や部下への報告は、上司や人事部門の了承を得てから行います。噂や誤解を避けるためにも、上司と相談し、適切なタイミングで伝えるよう心がけましょう。

いつ伝えるか

現在の業務を引き継ぐために必要な期間を考慮し、退職日の設定を行いましょう。繁忙期を避けることは一つの配慮ですが、法律上の規定や就業規則を確認しておくことも重要です。

1.法律上の規定

正社員の場合、民法上は退職意思を「退職希望日の2週間前」までに伝えれば退職が認められます。とはいえ、2週間前は最低限の期間であり、円満に退職するためには上司や同僚に配慮して早めに伝えることが望ましいです。

一方、契約社員（有期雇用）の場合、期間途中での退職は原則認められません。契約社員が期間満了日より前に退職したい場合には、会社の同意を得る必要があります。契約満了日の少なくとも1ヶ月前に申し出ましょう。

2.就業規則の規定

退職を申し出る前に、会社の就業規則を確認しましょう。基本的には就業規則の規定を守ることが望ましいですが、会社が就業規則に「退職する場合は3か月前までに申し出なければならない」と規定していたとしても、法律上の規定が優先されるため、基本的に無効になります。

したがって、3カ月前までに申し出なかったからといって、会社は「退職届の受け取りを拒否する」「未消化の有給休暇を消化させない」「最終月の給料や退職金を支給しない」「損害賠償を請求する」などのペナルティを科すことができません。もし会社から不当な要求をされた場合には、管轄の労働基準監督署に相談しましょう。

どのように伝えるか

円満退職に向けて、次のような進め方をしましょう。

1.準備

退職の意思を伝える前に、以下の点を整理しておくとスムーズに進められます。

• ・退職理由の整理：書類には「一身上の都合」で構いませんが、上司とのコミュニケーションにおいては、差し支えない範囲で説明することが望ましいです。ただし、詳細にわたって説明する必要はありません。「個人的な理由」や「キャリアチェンジ」「家庭の事情」など、自分が退職を考えた理由を簡潔に整理しておきます。
• ・退職希望日の決定：引き継ぎのために必要な期間を考慮し、退職希望日を設定します。
• ・現在の業務状況の把握：引き継ぎを円滑に行うため、現在の業務の進捗や課題を把握しておきましょう。

2.伝え方のステップ

退職の意思を伝える際は、以下の手順を踏むことが効果的です。

1. アポイントを取る：上司に退職について話したい旨を伝え、面談の時間を設定します。
2. プライバシーが確保できる場所で対面で伝える：落ち着いた環境で話をすることで、相手への配慮を示します。
3. 明確に退職の意思を伝える：「退職したいと考えています」と具体的に伝えましょう。
4. 退職理由を簡潔に説明：「さらなるキャリアアップを目指したい」など、前向きな理由を伝えると良いでしょう。
5. 感謝の気持ちを示す：「これまでのご指導に感謝しております」など、感謝の言葉を添えましょう。
6. 引き継ぎへの協力姿勢を表明：「可能な限り引き継ぎを行いたいと考えています」と協力の意を伝えましょう。

3.伝える際の注意点

退職の意思を伝える際には、社会人のマナーを守りましょう。

• ・謝罪の言葉を添える：突然の報告になる場合、「突然で申し訳ございません」といった謝罪の言葉を添えることで、相手の心象を良くできます。
• ・会社や上司への不満は避ける：不満を述べると、退職の意思が単なる感情的なものであると捉えられるため避けましょう。
• ・転職先が競合他社の場合は慎重に対応：競合他社への転職は、会社によってはトラブルになることがあるため、慎重に対応する必要があります。

4.退職意思を伝えた後の対応

丁寧な事務手続きが、信頼を得ます。

• ・退職届の提出：退職の意思が受理された後は、正式な書面で退職届を提出します。
• ・引き継ぎ計画の作成と実行：現在の業務を誰にどのように引き継ぐか計画を立て、実行に移します。
• ・同僚や取引先への報告（上司と相談の上）：報告する範囲やタイミングについては上司と相談し、同僚や取引先に失礼のないよう配慮しましょう。
• ・退職手続きの確認（人事部門と連携）：退職に伴う健康保険や年金、各種書類の手続きについては、人事部門と連携し、必要な手続きを漏れなく行います。

「出戻り転職」を想定した対応を

感情的になって雑な対応で退職してしまうことは、社会人としてあるまじきことです。退職の意思を伝える際には、具体的な事務手続きまで想定したうえで上司と相談しましょう。

退職の意思を伝えた後も、最後まで責任をもって業務を全うする姿勢が、円満退職の鍵となります。会社への感謝の意を伝え、退職後も会社がスムーズに業務を行えるよう、丁寧な引き継ぎをすることが必要です。

退職時にはありえないと考えるかもしれませんが、さまざまな理由から、もしかすると将来「出戻り転職」をすることになるかもしれません。その際、円満退社で、退社後も会社や元上司、元同僚との関係が良好であることが条件になります。