社内・社外に向けた退職のあいさつメールのポイント
退職する日が決まったら、社内外に向けて「退職のあいさつ」のメールを送るのが一般的。しかし何度も経験することではないので、送るべき内容やタイミングなどが分からないという方は多いでしょう。ここで退職のあいさつメールを送る際のポイントをご紹介します。
社内と社外、いつまでにメールを送ればいい?
同じ退職のあいさつでも、社内と社外とではメールを送るべきタイミングが異なります。
社外の場合、まずは基本として上司に相談しましょう。退職のあいさつメールを送るだけでなく、引き継ぎのために会社訪問する場合もあります。その際には後任の決定、および関係者間でのスケジュール合わせが必要です。
そうした状況を除けば、遅くとも2週間前を目処としてメールを送るようにしてください。あなたに対して、顧客が個別に質問・依頼したいこともあるかもしれません。急な引き継ぎ案件が発生することも踏まえて、ある程度の余裕をもった連絡が必要です。
これに対して社内へのあいさつメールは、退職日当日を基本と考えましょう。すでに退職の引き継ぎなどは住んでいるはずですので、社内へのあいさつは「お知らせ」というより、「最後のあいさつ」という意味合いが強くなります。受け取った相手は「この人は、もういなくなるんだ」と認識しますので、注意が必要です。早めに知らせておきたい相手がいれば、事前に口頭などで伝えておくと良いでしょう。
どんなメール内容を送れば良いのか
では、いざ退職のあいさつメールを送る際、どのような内容を書けば良いのでしょうか。基本的には、以下のような内容で簡潔に伝えるようにしてください。
・これまでお世話になったことへの御礼
・退職するという報告
・退職日
ここで社外の場合には、以後の担当者情報、また次のように今後に向けた挨拶文も加えておきます。
「今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜われればと存じます〜〜」
「貴社ならびに皆さまの益々のご発展をお祈りしております〜〜」 など
ここで気になるのが、退職理由や退職後の職場について伝えるかどうかですが、基本的にはいずれも具体的に触れる必要はありません。退職理由なら「一身上の都合により」などと伝えましょう。退職後のことは社内外含め、何も明記しなくて大丈夫です。どうしても以後連絡を取りたい同僚などがいれば、その方にのみプライベートの連絡先などを送っておきましょう。
また、いくら多くの相手にメールを送る場合でも、一斉メールは出来る限り避けてください。個別にあいさつするのと比べ、どうしても失礼に感じてしまいます。送信先が大量にある場合や時間がない場合には仕方ありませんが、その際にはBCCで送ることを忘れないようにしてください。
社内外問わず、またどこで繋がりができるか分かりません。「もう退職するから」と適当に対応するのではなく、最後までしっかり印象よく退職できるよう心がけましょう。その点で退職のあいさつメールは、跡を濁さずに退職できるかを決める大切なことの1つです。(ライター:ナレッジ・リンクス/三河賢文)