退職を決意したとき、それをどのように会社に意思を伝えるかは非常に重要です。日本の職場では「退職願」と「退職届」という2つの異なる文書が使い分けられており、それぞれの役割や目的には違いがあります。

 

この2つの違いを理解していないと、円滑な退職プロセスに支障をきたすおそれがあります。今回は、退職願と退職届の違いと、それぞれの正しい書き方について詳しく解説します。適切な手続きを理解し、スムーズな退職を目指しましょう。

「退職願」と「退職届」の違い

退職願と退職届は、一見似ているようで本質的に異なる文書です。

「退職願」とは

「退職願」は、その名の通り「願い」を表す文書です。労働者が退職の意向を会社に初めて伝える際に使用されます。この文書には法的拘束力がなく、撤回や変更が可能で、会社との対話を開始するためのツールとして機能します。

 

退職願の提出は、労働者が退職を検討していることを会社に知らせ、その条件や時期について話し合いの場を設けるきっかけとなります。このプロセスを通じて、労働者と会社の双方が納得できる退職の条件を模索することができます。

「退職届」とは

一方、「退職届」は正式な退職の意思表示です。この文書には法的拘束力があり、提出することで労働契約の終了が確定します。退職届は通常、退職願を提出した後、会社との話し合いが整い、退職の条件や時期が確定した段階で提出されます。

 

退職届の提出は、労働者の退職の意思が最終的なものであることを示します。そのため、一度提出すると撤回は困難であり、慎重に扱う必要があります。

正社員の退職プロセス

退職のプロセスは、雇用形態によって若干異なります。正社員（期間の定めのない雇用契約）の退職に関しては、主に以下の法律が関係します。

• 民法第627条第1項は「期間の定めのない雇用契約の場合、労働者はいつでも解約の申し入れができる」と規定しています。これにより、正社員は原則としていつでも退職の申し出ができます。
• 労働基準法第627条第1項は「労働者は、2週間前に予告すれば、いつでも退職できる」と定めています。

就業規則や労働契約に別途定めがある場合は、それに従う必要があります。突然の退職は避け、会社や同僚への配慮を忘れないようにしましょう。

 

とはいえ、就業規則や労働契約よりも、法令の方が優先されるので注意が必要です。以下は正社員の退職プロセスです。

1.退職願の提出

退職の意向を会社に初めて伝える際に使用します。この文書では、退職を希望する理由と希望退職日を記載します。

 

なお、法的には「退職願」を経ずに「退職届」を提出することも可能です。特に、個人的な事情や健康上の理由などでできるだけ早く会社を退職したい場合や、会社との関係が悪化している場合、就業規則や労働契約書で特に退職願の提出を求められていない場合には、いきなり「退職届」でも問題ありません。

2.上司との面談

退職願を提出した後、通常は上司との面談が行われます。ここでは退職の理由や時期、引き継ぎの方法などについて話し合います。ただし法的には理由を説明する必要はなく「一身上の都合で」という説明でも構いません。

3.条件交渉と退職日の確定

会社側の事情も考慮しながら、退職の条件や最終的な退職日を決定します。この過程で複数回の話し合いが行われることもあります。ただし法的には、2週間前に予告すれば労働者はいつでも退職できることになっています。

4.退職届の提出

退職の条件が確定したら、正式な退職届を提出します。これにより、退職が正式に決定します。残りの期間で業務の引き継ぎを行い、退職に向けての最終的な調整を行います。

契約社員の退職プロセス

契約社員（有期雇用）の退職に関しては、以下の法律が重要です。

• 民法第628条は「やむを得ない事由がある場合、契約期間中でも即時に解約することができる」と規定しています。ただし、「やむを得ない事由」の解釈は厳格で、単なる転職の意思などは該当しません。
• 労働基準法第137条は「1年を超える有期労働契約の場合、1年を経過した後は、労働者はいつでも退職の申し入れができる」と定めています。

したがって、契約期間中の退職は原則として認められないため、契約満了時期を考慮した退職計画が必要です。やむを得ない事由による退職の場合、その理由を明確に説明できるようにしておくことが重要です。以下は契約社員の退職プロセスです。

1.契約書の確認

まず、自身の雇用契約書を確認し、契約期間や中途解約に関する規定を把握します。

2.退職理由の整理

契約期間中の退職には「やむを得ない事由」が必要となる場合があるため、退職理由を整理します。

3.上司との事前相談

契約期間満了前の退職が可能かどうか、上司に相談します。

4.退職の意思表示

会社と合意が得られた場合、書面（退職願または退職届）で退職の意思を正式に通知します。承認された場合、引き継ぎを行い、会社の規定に従って退職手続きを進めます。

「退職願」と「退職届」の書き方

退職願と退職届は、形式は似ていますが、その目的と効果が異なります。それぞれの文書の適切な書き方を見ていきましょう。

退職願

 

私は、一身上の都合により、〇〇年〇〇月〇〇日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

 

〇〇年〇〇月〇〇日

 

○○株式会社

 

○○部○○課

 

氏名：○○○○　印

退職願のポイント：「願」の文字を使用し、お願いの形式にする。退職理由は「一身上の都合」など簡潔な表現を使う。希望退職日を明記する。日付、所属、氏名を正確に記入する

退職届

 

この度、一身上の都合により、〇〇年〇〇月〇〇日をもちまして退職いたします。

 

〇〇年〇〇月〇〇日

 

○○株式会社

 

○○部○○課

 

氏名：○○○○　印

退職届のポイント：「届」の文字を使用し、通知の形式にする。退職日を明確に記載する。簡潔かつ明瞭な文面にする。会社の規定に従い、必要に応じて捺印する。

 

両文書とも、過度に感情的な表現や詳細な退職理由の記載は避け、簡潔かつ丁寧な文面を心がけましょう。

円満な退職に向けて

退職のプロセスを円滑に進めるためには、法的な側面だけでなく、人間関係や職場の雰囲気にも配慮する必要があります。一方で、法令で守られた労働者の権利は適切に行使すべきでもあり、バランスが必要です。

 

また、どのような内容の就業規則や労働契約であっても、法令に反する規定は無効となります。

 

退職理由いかんにかかわらず、退職が決まった後も最後まで責任を持って仕事に取り組む姿勢を示すことで、周囲からの信頼と尊敬を得ることができます。会社との良好な関係を維持しつつ、新たなキャリアへの第一歩を踏み出しましょう。